La mejor forma de escribir en equipo

Google Docs permite hacer en la nube lo que antes se reservaba para la PC y es óptimo para contenidos con múltiples autores. Mirá el tutorial paso a paso


Basta de escribir en un archivo y mandártelo al correo porque tenés miedo de perderlo o para poder acceder desde diferentes dispositivos. Basta de fraccionar archivos por ser demasiado pesados para enviarlos. Y, sobre todo, basta de redactar un texto, adjuntárselo a otra persona en un mail para que lo comente o edite y, entre idas y venidas, olvidar cuál es la última versión disponible.

En 2009 Google Docs dejó de ser una versión Beta y se convirtió en la suite de herramientas prácticas del gigante de internet, como Office (ahora también con su versión online) lo es para Microsoft desde su origen. Pero, esta suerte de Word/Excel/Power Point online dio el salto definitivo a la masividad en abril del año pasado, cuando se convirtió en Google Drive. Este es un servicio de almacenamiento más completo, disponible gratis para guardar hasta 5 GB y que habilita a realizar algunas tareas sin conexión a internet.

Si bien Google Docs permite acceder desde computadoras, smartphones y tabletas, y guardar los archivos de forma segura sin importar cuán pesados sean, es en la producción en equipo donde hace la diferencia.

Cualquiera que trabaje o estudie de forma remota sabrá apreciar la ventaja de la colaboración en tiempo real. Dentro de un mismo documento, cualquier usuario con permiso para editar puede realizar diferentes cambios, que se van marcando en vivo con diferentes colores de cursor e identificados con el respectivo nombre del usuario.

El usuario que crea el archivo es quien define qué rol tendrá cada colaborador: propietario, editor, comentarista o simple lector. Por si esto fuera poco, Google Docs también permite chatear con los autores desde el propio documento. Como bien dice su lema: “Guarda todo, comparte lo que quieras”.

 

1. Para usar Google Docs es necesario tener una cuenta de correo de Gmail, la cual se puede crear de forma gratuita (y sirve para todos los servicios Google, desde Maps hasta Drive). Con ella, se puede ingresar al servicio directamente a través de drive.google.com y docs.google.com, o en la página de inicio del buscador de Google.

 

 

2. Una vez dentro de Google Drive, el usuario puede elegir entre crear una carpeta, documento, presentación, hoja de cálculo, etc., subir un archivo o carpeta, o modificar un contenido ya existente. Para las dos primeras opciones, existe un botón rojo destacado con la palabra “Crear” y un ícono que significa “subir”. Para modificar, solo hay que cliquear en el archivo deseado.

 

 

 

3. Como en cualquier procesador de texto, en Google Docs es posible escribir o editar. De hecho, funciona de forma muy similar a Word: entre otras posibilidades, existen diferentes tipografías, tamaños, colores, y se pueden insertar imágenes, comentarios o tablas. Todos los cambios se guardan automáticamente, una gran ventaja. Para seguridad del usuario, aparece un cartel de “Guardando...”, y el dato de cuándo archivó por última vez.

 

 

4. Haciendo clic en el botón azul que dice “compartir” se puede enviar la URL del documento por Gmail, Google+, Facebook o Twitter. El archivo puede ser accedido por quien recibe el enlace de forma directa o por aquellos a quienes se les otorgan permisos de forma específica. El autor del archivo puede elegir que el invitado solo tenga derecho a editar, comentar o leer.

 

 

 

5. Para navegar en Google Drive hay tres secciones principales. “Mi unidad” tiene todos los contenidos creados o subidos por el usuario más lo que eligió poner en esa carpeta desde “Compartido conmigo”. Esta sección incluye documentos creados por otras personas que fueron compartidos con el usuario. Por último, en la “Papelera” se guardan los archivos eliminados.

 

 

 

6. Una vez terminado el documento, se puede hacer clic en “Archivo” y descargar el texto en formato Word, PDF, texto sin formato, etc., publicarlo en la web y enviar la URL del archivo a otros internautas o imprimirlo. Para esta última opción, es posible hacer una vista previa de la impresión y configurar el archivo a gusto del usuario.

 

 

 

 


Las bondades de Google Drive


El servicio de almacenamiento en la nube está disponible para PC, Mac, iPhone, iPad y dispositivos con sistema operativo Android. Tiene hasta 5 GB de almacenamiento de forma gratuita y se pueden contratar hasta 25 GB por US$ 2,50 mensuales.

Todavía hay quienes desconfían de guardar datos importantes solo online. Para ellos lo mejor es instalar gratis –como un programa– Google Drive en la computadora o en cualquiera de los dipositivos con los que es compatible. Cuando uno hace cambios en un archivo y se conecta a internet, los contenidos se sincronizan y las modificaciones se guardan en todos lados.


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