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Diez consejos para que el mail no le gane a tu vida
Estrategias y herramientas para organizar el correo electrónico y tener un vícnculo más saludable con la bandeja de entrada
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02 de marzo de 2013 a las 05:00
Si bien el correo electrónico surgió para simplificarnos la vida, pronto se convirtió en una herramienta estresante que suele llevar a frustración. Para evitarlo, aquí damos diez recomendaciones prácticas.
1) Establecer límites de tiempo
El mail es reactivo por naturaleza y nunca se lo puede vencer. Una vez que se terminaron de contestar los 200 correos pendientes, ya hay nuevos para atender o re-responder. Se aconseja que cada usuario determine cuánto tiempo de jornada laboral (y personal) dedicará al mail y que lo divida en dos o tres bloques de 15 minutos, cada dos o tres horas. De esta manera se reduce la ansiedad de pasar horas sin saber “qué pasó” en el correo. Si la voluntad escasea, hay herramientas como Inbox Pause que permiten poner en pausa la bandeja de entrada: cuando se presiona un botón, el sistema envía a una carpeta especial todos los mails que llegan y luego los devuelve a la bandeja de entrada cuando el usuario decide terminar la pausa. Incluso es posible personalizar un mensaje que recibirá automáticamente quien le mandó un correo, en el cual se le advierte que, por ejemplo, usted no está disponible y que no contestará hasta dentro de tanto tiempo.
2) Definir prioridades
Todos los servicios modernos de correo disponen de herramientas que permiten al usuario decidir qué mails son los más importantes. Todos tienen también sistemas de organización para filtrar los correos según su categoría (etiquetas en Gmail o carpetas en Outlook). Pero para que sean efectivos deben ser usados. De nada sirve tener un vestidor repleto de pulcros cajones si su propietario no decide qué irá en qué cajón y bajo qué reglas. Para empezar, conviene filtrar de primera los mails que no generan ninguna urgencia de respuesta, por ejemplo, las promociones y notificaciones de redes sociales. Luego, se decidirá si estas carpetas se chequean a diario o ciertas veces por semana.
3) Evitar el correo basura
Esto se logra con una técnica sencilla pero que requiere autocontrol: no ponga su mail en cada boletín u oferta que encuentra en la web. Conténgase. Este simple hecho le ahorrará muchos minutos. Si ya pecó hasta el cansancio y su bandeja de entrada está repleta de este tipo de mails, hay servicios como Unroll.me que detecta todos esos boletines y ofertas, los pone en una lista y envía solo un mail por día con un resumen. El usuario puede decidir entonces si desea abrir alguno o cancelar la suscripción a determinado servicio.
4) No abrir un mail dos veces
Mucha gente prefiere abrir rápidamente cada uno de los 30 mails con los que se encuentra cada mañana, para hacerse una idea de las tareas que tiene por delante. Según los expertos en productividad, es mucho mejor que cada vez que se abre un mail, el usuario se decida por alguna de las siguientes opciones: borrarlo, archivarlo en una carpeta determinada, delegarlo para que otra persona resuelva el tema, responderlo o generar la acción para la que ese mail fue creado. Abrir, cerrar y volver a abrir y cerrar más tarde es una pérdida de tiempo.
5) Deshabilitar las notificaciones
El cerebro humano no es el mejor manejando la multitarea, así que, ¿para qué tentarlo? Tanto en la computadora como en el smartphone es posible inhabilitar los pop ups y sonidos que cada pocos minutos distraen la mente y recuerdan que hay mails sin contestar. Apegarse a la regla del “ojos que no ven corazón que no sienten” puede ser una técnica de negación de la realidad, pero en términos del correo –y por un rato– funciona.
6) Ser (un poco) más antipático
Los correos no deben ser eternas cartas en la mayoría de los casos. Aténgase a la regla de los cinco párrafos y, aún en esa situación, sea avaro.
7) No convertir el mail en una lista de tareas pendientes
Existen herramientas específicas para generar listas de cosas para hacer en la casa, la oficina o el estudio. La mayoría de los usuarios de correo convierten sus bandejas de entrada en un archivo de vida en el que guardan las tareas pendientes que difícilmente volverán a repasar.
8) Aspirar al inbox zero
Si ya se generó un sistema de organización serio, la bandeja de entrada debería ser un lugar menos poblado, en el que solo se almacenen los mails que todavía no se contestaron o que aún requieren de algún tipo de acción. Un inbox con mil correos sin leer, aunque sean de hace dos años y nunca más se vayan a ver, genera frustración. Si el objetivo es preservar información contenida en un mail, es más útil copiarla y pegarla en un archivo de texto.
9) Pare y reflexione
Y hágalo antes de presionar el botón de “Enviar”. Si todos nos detuviéramos un segundo a preguntarnos si realmente es necesario enviar ese mail, el correo con sobrepeso adelgazaría. Si se puede resolver con una conversación personal o telefónica que evite una larga cadena de correos, opte por esas opciones.
10) Jugar
Si nada parece dar resultado, pruebe el juego del correo (Email Game), un interactivo que obliga a lidiar con los mails y que va dando puntos si esto se hace de la manera adecuada. Divertido, pero genera más obsesión aún.
1) Establecer límites de tiempo
El mail es reactivo por naturaleza y nunca se lo puede vencer. Una vez que se terminaron de contestar los 200 correos pendientes, ya hay nuevos para atender o re-responder. Se aconseja que cada usuario determine cuánto tiempo de jornada laboral (y personal) dedicará al mail y que lo divida en dos o tres bloques de 15 minutos, cada dos o tres horas. De esta manera se reduce la ansiedad de pasar horas sin saber “qué pasó” en el correo. Si la voluntad escasea, hay herramientas como Inbox Pause que permiten poner en pausa la bandeja de entrada: cuando se presiona un botón, el sistema envía a una carpeta especial todos los mails que llegan y luego los devuelve a la bandeja de entrada cuando el usuario decide terminar la pausa. Incluso es posible personalizar un mensaje que recibirá automáticamente quien le mandó un correo, en el cual se le advierte que, por ejemplo, usted no está disponible y que no contestará hasta dentro de tanto tiempo.
2) Definir prioridades
Todos los servicios modernos de correo disponen de herramientas que permiten al usuario decidir qué mails son los más importantes. Todos tienen también sistemas de organización para filtrar los correos según su categoría (etiquetas en Gmail o carpetas en Outlook). Pero para que sean efectivos deben ser usados. De nada sirve tener un vestidor repleto de pulcros cajones si su propietario no decide qué irá en qué cajón y bajo qué reglas. Para empezar, conviene filtrar de primera los mails que no generan ninguna urgencia de respuesta, por ejemplo, las promociones y notificaciones de redes sociales. Luego, se decidirá si estas carpetas se chequean a diario o ciertas veces por semana.
3) Evitar el correo basura
Esto se logra con una técnica sencilla pero que requiere autocontrol: no ponga su mail en cada boletín u oferta que encuentra en la web. Conténgase. Este simple hecho le ahorrará muchos minutos. Si ya pecó hasta el cansancio y su bandeja de entrada está repleta de este tipo de mails, hay servicios como Unroll.me que detecta todos esos boletines y ofertas, los pone en una lista y envía solo un mail por día con un resumen. El usuario puede decidir entonces si desea abrir alguno o cancelar la suscripción a determinado servicio.
4) No abrir un mail dos veces
Mucha gente prefiere abrir rápidamente cada uno de los 30 mails con los que se encuentra cada mañana, para hacerse una idea de las tareas que tiene por delante. Según los expertos en productividad, es mucho mejor que cada vez que se abre un mail, el usuario se decida por alguna de las siguientes opciones: borrarlo, archivarlo en una carpeta determinada, delegarlo para que otra persona resuelva el tema, responderlo o generar la acción para la que ese mail fue creado. Abrir, cerrar y volver a abrir y cerrar más tarde es una pérdida de tiempo.
5) Deshabilitar las notificaciones
El cerebro humano no es el mejor manejando la multitarea, así que, ¿para qué tentarlo? Tanto en la computadora como en el smartphone es posible inhabilitar los pop ups y sonidos que cada pocos minutos distraen la mente y recuerdan que hay mails sin contestar. Apegarse a la regla del “ojos que no ven corazón que no sienten” puede ser una técnica de negación de la realidad, pero en términos del correo –y por un rato– funciona.
6) Ser (un poco) más antipático
Los correos no deben ser eternas cartas en la mayoría de los casos. Aténgase a la regla de los cinco párrafos y, aún en esa situación, sea avaro.
7) No convertir el mail en una lista de tareas pendientes
Existen herramientas específicas para generar listas de cosas para hacer en la casa, la oficina o el estudio. La mayoría de los usuarios de correo convierten sus bandejas de entrada en un archivo de vida en el que guardan las tareas pendientes que difícilmente volverán a repasar.
8) Aspirar al inbox zero
Si ya se generó un sistema de organización serio, la bandeja de entrada debería ser un lugar menos poblado, en el que solo se almacenen los mails que todavía no se contestaron o que aún requieren de algún tipo de acción. Un inbox con mil correos sin leer, aunque sean de hace dos años y nunca más se vayan a ver, genera frustración. Si el objetivo es preservar información contenida en un mail, es más útil copiarla y pegarla en un archivo de texto.
9) Pare y reflexione
Y hágalo antes de presionar el botón de “Enviar”. Si todos nos detuviéramos un segundo a preguntarnos si realmente es necesario enviar ese mail, el correo con sobrepeso adelgazaría. Si se puede resolver con una conversación personal o telefónica que evite una larga cadena de correos, opte por esas opciones.
10) Jugar
Si nada parece dar resultado, pruebe el juego del correo (Email Game), un interactivo que obliga a lidiar con los mails y que va dando puntos si esto se hace de la manera adecuada. Divertido, pero genera más obsesión aún.
